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Opiniones y sugerencias
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1.
NECESIDAD DE UN MODELO
| Las organizaciones, de cualquier tipo o sector
empresarial, tamaño, estructura o madurez en calidad, necesitan, para
tener éxito, establecer un sistema de gestión apropiado. Los modelos
de excelencia creados en las diferentes latitudes son instrumentos prácticos
que ayudan a las organizaciones a establecerlos, midiendo en que punto
se encuentran dentro del camino hacia la excelencia. |
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Dado que los diferentes modelos, incluyendo los Sistemas de Gestión
Certificables consideran los PROCESOS como un factor fundamental, pero ninguno
detalla la metodología de aplicación. Las
anteriores paginas pretenden servir de guía en la identificación e
implantación de los mismos.
Una vez aclarado esto, los siguientes apartados pretenden presentar los
puntos mas importantes de uno de estos sistemas. El del EFQM, modelo que conozco
por su proximidad y por que me ha tocado vivir de cerca la experiencia de su
implantación y puesta en marcha a lo largo de cinco años.
El Modelo EFQM de Excelencia es un marco de trabajo noprescriptivo que
reconoce que la excelencia de una organización se puede lograr de manera
sostenida mediante distintos enfoques. Dentro de este marco general existen
ciertos conceptos fundamentales que se describen a continuación.
2.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DEL EFQM
2.1 CRITERIO
1=> LIDERAZGO
Como los lideres desarrollan y facilitan la consecución
de la misión y la visión, desarrollan los valores necesarios para alcanzar el
éxito a largo plazo e implantan todo ello en la organización mediante las
acciones y los comportamientos adecuados, estando implicados personalmente en
asegurar que el sistema de gestión de la organización se desarrolla e
implanta.
El comportamiento de los lideres de una organización
suscita en ella claridad y unidad en los objetivos, así como un entorno que
permita a la organización y las personas que lo integran alcanzar la
excelencia.
- La experiencia demuestra que el principal factor que
determina el éxito o fracaso de un proyecto de calidad es la percepción
que el personal tiene del compromiso de la Dirección entendida por dirección
todas las personas que tienen responsabilidad sobre otras (línea de mando).
- La Dirección debe establecer una cultura de Calidad
basada en principios de Calidad Total, difundirla entre todas las personas
de la organización y apoyar e impulsar su gestión.
2.2 CRITERIO
2 => POLÍTICA Y ESTRATEGIA
Como implanta la organización su misión y visión
mediante una estrategia claramente centrada en todos los grupos de interés y
apoyados por políticas, planes, objetivos, metas y procesos relevantes. las
organizaciones alcanzan su máximo rendimiento cuando gestionan y comparten su
conocimiento dentro de una cultura general de aprendizaje, innovación y mejora
continuos.
- La Dirección debe actuar en base a una recogida
sistemática de datos relacionados con el entorno.
- El posterior análisis sistemático de estos datos
permitirá diagnosticar la posición competitiva de la empresa, formular
estrategias que orienten sus actividades y definir los planes de acción
necesarios para conseguir los objetivos establecidos.
- Todas las personas deben participar, en la medida de
lo posible, tanto en la definición de la estrategia como en los planes y
objetivos a alcanzar.
2.3 CRITERIO
3 => PERSONAS
Cómo gestiona, desarrolla y aprovecha la organización
el conocimiento y todo el potencial de las personas que lo componen, tanto
a nivel individual, como de equipos o de la organización en su conjunto; y como
planifica estas actividades en apoyo de su política y estrategia y del eficaz
funcionamiento de sus procesos. El potencial de cada una de las personas de la
organización aflora mejor porque existen valores compartidos y una cultura de
confianza y asunción de responsabilidades que fomentan la implicación de
todos.
- Una vez planificada la actividad empresarial, el
resultado que se obtenga dependerá fundamentalmente de la motivación de
las personas que llevan a cabo las acciones previstas. La empresa debe
fomentar el desarrollo de sus capacidades y propiciar una actitud positiva
ante el trabajo para que colaboren con su creatividad a la mejora continua.
- Es necesario contar con canales de comunicación que
permitan que la información de dirección llegue sistemáticamente a las
personas y, viceversa, que sus sugerencias y/o reclamaciones... sean
atendidas por la dirección.
- La distribución de responsabilidades y funciones
debe posibilitar el trabajo en equipo, potenciar la iniciativa y creatividad
de las personas para que se sientan responsables de su trabajo.
- La selección y contratación del personal, la
remuneración y reconocimiento de su esfuerzo, la cualificación y
desarrollo profesional deben sistematizarse en base a criterios objetivos.
2.4 CRITERIO
4 => ALIANZAS Y RECURSOS
Cómo planifica y gestiona la organización sus
alianzas externas y sus recursos internos en apoyo de su política y estrategia
y del eficaz funcionamiento de sus procesos. La organización trabaja de un modo
más efectivo cuando establece con sus parteneres unas relaciones mutuamente
beneficiosas basadas en la confianza, en compartir el conocimiento y en la
integración.
- Los principales recursos son:
- Financieros que, aunque son siempre escasos, deben
apoyar la mejora continua.
- La información puede proporcionar ventaja
competitiva.
- Los materiales utilizados, deben ser minimizados con
una adecuada gestión de proveedores, lotes menores y de mayor frecuencia,
adecuada distribución en planta...etc..
- Tecnología (de producto, de proceso y
administrativa) que, en permanente cambio, requiere una constante
actualización. Es necesario adecuar la capacidad de las personas a las
exigencias de las nuevas tecnologías y proteger aquella tecnología de carácter
propio.
2.5 PROCESOS
Cómo diseña, gestiona y mejora la organización sus
procesos para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente,
generando cada vez mayor valor, a sus clientes y otros grupos de interés. Las
organizaciones actúan de manera más efectiva cuando todas sus
actividades interrelacionadas se comprenden y gestionan de manera sistemática,
y las decisiones relativas a las operaciones en vigor y las mejoras planificadas
se adaptan a partir de información fiable que incluye las percepciones de
todos sus grupos de interés.
- Dado que la empresa se organiza por departamentos,
su gestión busca optimizar los resultados de cada uno. Esto hace que los
departamentos resulten poco eficientes (caros) y poco eficaces (no
satisfacen a los clientes).
- Por el contrario, la gestión por procesos busca
optimizar la eficiencia de cada uno de ellos en función de alguno de los
requisitos de los clientes.
- Una vez definidos aquellos procesos considerados críticos,
por cualquier motivo, para la marcha del negocio se les debe aplicar los
principios de aseguramiento de calidad para tener confianza de que se
cumplen los requisitos establecidos, así como los principios de mejora
continua.
2.6 CRITERIO
6 => RESULTADOS EN SUS CLIENTES
Qué logros está alcanzando la organización en relación
con sus clientes externos. El Cliente es el árbitro final de la calidad del
producto y del servicio, así como de la fidelidad del cliente. El mejor modo de
optimizar la fidelidad y retención del cliente y el incremento de la cuota de
mercado es mediante una orientación clara hacia las necesidades de los clientes
actuales y potenciales.
- La mejora continua aplicada a los criterios
(agentes) anteriormente descritos tiene como objetivo la mejora de los
resultados de la empresa, medidos, directa o indirectamente, en términos de
satisfacción de sus clientes:
- Satisfacción del Cliente:
- Encuestas de satisfacción para conocer su opinión
sobre el producto/servicio recibido
- Sistema de recogida y análisis de reclamaciones y
su posterior gestión.
- Análisis del grado de fidelización de los
clientes, cuota de mercado...etc..
- Análisis de los costos de reposición en garantías,
averías en servicio. ..etc..
2.7 CRITERIO
7 => RESULTADOS EN LAS PERSONAS
Qué logros está alcanzando la organización en relación
con las personas que la integran. El potencial de cada una de las personas de la
organización aflora porque existen valores compartidos y una cultura de
confianza y asunción de responsabilidades que fomentan la implicación de
todos.
- Encuestas para conocer su opinión sobre objetivos a
conseguir, su entorno de trabajo, clima social, la comunicación. ..etc..
- Evolución accidentes laborales, absentismos.
..etc..
- Horas dedicadas a formación, trabajo en
equipo...etc.
2.8 CRITERIO
8 => RESULTADOS EN LA SOCIEDAD
Que logros está alcanzando la organización en la
sociedad, a nivel local, nacional e internacional (Según resulte pertinente).
El mejor modo de servir a los intereses a largo plazo de la organización
y las personas que la integran es adoptar un enfoque ético, superando las
expectativas y la normativa de la comunidad en su conjunto.
- Evolución de ratios de ahorro energético, uso
material reciclado. ..etc..
- Presupuesto dedicado a promoción de acciones
sociales.
- Amonestaciones administrativas por contaminación.
- Volumen de compras a proveedores locales.
- Porcentaje de personas contratadas de la localidad.
2.9 CRITERIO
9 => RESULTADOS CLAVES
Qué logros está alcanzando la organización con
relación al rendimiento planificado. La excelencia depende del equilibrio y la
satisfacción de las necesidades de todos los grupos de interés relevantes para
la organización. (Las personas que trabajan en ella, los clientes, proveedores,
partes interesadas y la sociedad en general, así como todos los que tienen
intereses económicos en la organización).
- Resultados económicos: Margen bruto, beneficio
neto…
- Resultados financieros: Solvencia.
- Evaluación cuota de mercado.
- Nuevos productos desarrollados.
- Índice de saturación de la máquina
MEMORIAS EFQM DEL INSTITUTO ANDALUZ DE
TECNOLOGIA
Puedes visualizar los indicadores de las siguientes memorias
realizadas según los postulados del EFQM. Recuerda que los indicadores están en
los puntos 6, 7, 8 y 9.
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